New Workstyle: Office-Tage für das Wir-Gefühl

Seit Anfang September wird bei Collenda hybrid gearbeitet (in den Niederlanden starten die Kollegen aufgrund gesetzlicher Vorgaben erst nach dem 24. September). Als Faustregel gilt: mindestens zwei Tage Anwesenheit im Büro, die restliche Zeit kann im Home-Office verbracht werden. Group HR Director Sandrine Zitt erklärt im Interview, wie die Umsetzung bisher verlaufen ist – und verrät die Pläne für die Zukunft.

Collenda ist schon früh in der Pandemie ins Home Office gewechselt …
Sandrine Zitt Das stimmt, Collenda hat gleich zu Beginn der Pandemie schnell reagiert. Innerhalb kurzer Zeit haben rund 95 % aller Kolleginnen und Kollegen ohne Einschränkungen von zu Hause aus gearbeitet. Sie durften in dieser Zeit ihr Equipment mitnehmen, also Computer, Tastatur, Maus, Webcam, teilweise zwei Monitore sowie, wenn gewünscht, Rollcontainer. So waren wir sehr schnell auch remote voll funktionsfähig.

Was hat gut funktioniert?
Sandrine Zitt Sehr gut funktioniert hat aus meiner Sicht – neben der alltäglichen Arbeit – unser Onboarding-Prozess. Seit dem 1. März 2020 haben wir knapp 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland, den Niederlanden und Belgien eingestellt. Zudem wurde der Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens über die im Mai 2021 neu geschaffene CollendAcademy optimiert. In deren Rahmen finden Workshops in Webinarform zum Beispiel zum Kreditlebenszyklus und zu unseren Produkten statt. Unsere Kolleg:innen haben in der Corona-Zeit viele Aktivitäten gemeinsam auch virtuell unternommen: seien es After-Work-Treffen, ein gemeinsames EM-Tippspiel oder Begegnungen im digitalen Escape Room.

Was war schwierig?
Sandrine Zitt Es ist im Home-Office nicht so einfach, ein Gefühl für das Zwischenmenschliche und die Firmenkultur zu bekommen. Das gilt natürlich insbesondere für neue Mitarbeiter:innen. Der informelle Austausch, das Gespräch an der Kaffeemaschine oder am Mittagstisch, das fehlt. Dabei ist gerade ein Sense of Belonging sehr wichtig aus unserer Sicht.

Es ist im Home-Office nicht so einfach, ein Gefühl für das Zwischenmenschliche und die Firmenkultur zu bekommen. 

Seit Anfang September arbeitet Collenda hybrid. Was bedeutet das?
Sandrine Zitt Bevor wir unseren New Work-Style gestartet haben, haben wir unsere Mitarbeiter:innen befragt, wie sie künftig arbeiten möchten. Als wichtige Argumente für die Arbeit im Büro wurden genannt: bessere Möglichkeiten für Teamwork und Projektarbeit sowie das We-Feeling. Auf Basis der Befragung, an der 74 % unserer Mitarbeiter:innen teilgenommen haben, haben wir beschlossen, gruppenweit künftig hybrid zu arbeiten. Das bedeutet: mindestens zwei Tage pro Woche Anwesenheit im Büro.

Das Arbeitsumfeld im Büro wurde an die neuen Bedingungen angepasst?
Sandrine Zitt Genau, wir haben sogenannte Fixed Desks und Shared Desks eingerichtet. Die Fixed Desks sind den Kolleg:innen vorbehalten, die täglich anwesend sind. Das betrifft allerdings nur etwa 5 % der Belegschaft. Die Shared Desks können über eine App gebucht werden, die unsere IT-Abteilung programmiert hat. Von den insgesamt rund 180 Arbeitsplätzen an unseren Standorten in Deutschland und den Niederlanden können nun etwa 50 % unter Berücksichtigung eines Hygienekonzepts genutzt werden. Wir stellen natürlich auch Selbsttests, Masken und Desinfektionsmittel zur Verfügung, alle gebuchten Arbeitsplätze werden täglich desinfiziert. Zudem werden wir auch persönliche Fächer einrichten, in denen alle persönliche Arbeitsgeräte (Tastatur,  Maus, Headset, etc) verstaut werden können. Wir haben zusätzliche Monitore bestellt, damit die Mitarbeiter:innen unter besten Konditionen sowohl im Office als auch im Home-Office arbeiten können, insb. mit 2 Monitoren auch auf den Shared Desks für nur 2 Tage im Office.

D. h., es findet schon jetzt wieder mehr Begegnung statt?
Sandrine Zitt Ja, erstens natürlich im Büroalltag. Hinzu kommen Veranstaltungen, die wir geplant haben, zum Beispiel ein Come-together, wo wir – wie im Juli schon nach unserem New Hires-Meeting – einen Food Truck engagiert haben. Außerdem wird es in Zukunft auch wieder mehr Begegnungsmöglichkeiten geben, zum Beispiel in unserem Fitnessraum. Geplant ist zudem wie in der Vergangenheit die Möglichkeit für Massagetermine.

Betrifft dies alle Abteilungen?
Sandrine Zitt Unsere Sales Executives oder Consultants, die in Zukunft wieder verstärkt beim Kunden vor Ort eingesetzt werden können, arbeiten derzeit teilweise komplett im Home-Office.

Gibt es irgendwann eine Überprüfung, ob das umgesetzte Modell gut funktioniert?
Sandrine Zitt Natürlich versuchen wir auch jetzt schon einen Eindruck zu gewinnen, wie das neue Konzept angenommen wird. Und wir beobachten, dass die meisten Kolleg:innen zufrieden sind mit der Regelung. Viele freuen sich, sich gegenseitig wieder zu sehen. Nach 4-6 Wochen werden wir eine Umfrage machen, um den Status quo zu überprüfen; eine weitere Befragung wird es nach drei Monaten geben. Danach werden wir nachjustieren, wenn notwendig.

Würde diese Regelung angepasst, wenn zum Beispiel Inzidenzzahlen steigen?
Sandrine Zitt Da wir gemeinsam mit unserer Betriebsärztin schon im Juli ein Impfangebot unserer Mitarbeiter machen konnten, haben wir früh genug die mögliche Rückkehr im Office vorbereitet. Die Inzidenz ist für uns kein ausschlaggebender Faktor mehr. Des Weiteren gilt das Hygienekonzept, das wir schon frühzeitig umgesetzt haben, weiterhin. Wir würden unsere Regelung natürlich anpassen, wenn Land oder Bund entsprechende Vorgaben machen.


Zur Gesprächspartnerin

Sandrine Zitt ist seit April 2021 Group Human Resources Director bei Collenda. Mehr über Sandrine

Sandrine klein


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