Credit Management beim Traditionsunternehmen Brillux


Die Inhalte dieses Textes sind dem gemeinsamen Webinar mit Rainer Mense (Leiter Forderungsmanagement Brillux) und Regine Hilgers (Product Ownerin Credit Management Collenda) entnommen.

12.000 Artikel, 180 Niederlassungen weltweit, 2.500 Mitarbeiter, über 130 Jahre Tradition – Brillux gehört zu Deutschlands bekanntesten Familienunternehmen. Zu seinen Kunden im B2B-Bereich gehören Baumärkte, Malerbetriebe und die Industrie. Das Credit Management des Farbenherstellers mit Hauptsitz in Münster ist dementsprechend komplex. Bereits seit über 20 Jahren arbeitet Brillux gemeinsam mit Collenda. Ein Überblick.

Organisation des Credit Managements von Brillux

Die Brillux-Kundschaft kann in drei Kategorien eingruppiert werden: (1.) Der große Malerbetrieb, der Lacke, Putze oder Farben benötigt, das klassische Kerngeschäft also. (2.) Der Do-it-yourself-Bereich, darunter insbesondere Baumärkte. (3.) Das Industrie-Segment (zum Beispiel die metallverarbeitende Industrie), das Pulver und Lacke benötigt.

Das Credit Management (bzw. Forderungsmanagement) ist bei Brillux dem Finanz- und Rechnungswesen zugeordnet und am Hauptstandort in Münster angesiedelt. „Wir sehen uns als Dienstleistungsabteilung für den Vertrieb, der für uns den verlängerten Inkasso-Arm verkörpert“, erklärt Rainer Mense, Leiter Forderungsmanagement bei Brillux.

Insgesamt 15 Mitarbeiter:innen sind in der Abteilung beschäftigt, aufgegliedert in verschiedene Gruppen:

  1. Der klassische Debitorenbereich, der sich um OP-Bearbeitung oder Zahlungseingangsverarbeitung kümmert.
  2. Der Bereich Lastschriftverfahren, der bei Brillux einen großen Stellenwert hat. Er verwaltet zum einen die berechenbaren Zahlungseingänge, mit denen das Unternehmen fest kalkulieren kann; gleichzeitig behält die Abteilung per Frühwarnfunktion Rücklastschriften im Blick und kann sehr schnell reagieren, um mögliche Risiken auszubremsen.
  3. Der außergerichtliche Bereich – ein Kernbereich des Unternehmens – legt Kunden an, kümmert sich um das Festlegen vom Zahlungskonditionen und -vereinbarungen, Bonitätsprüfungen sowie Sicherheiten und Valuten, die gewährt werden müssen. Hier findet auch der reguläre Mahnlauf statt und der große Bereich der Limitbearbeitung und Kreditierung.
  4. Der gerichtliche Part. Selbst bei Notwendigkeit einer Klage oder Vollstreckung möchte das Unternehmen nah am Kunden sein, um den Fall wenn möglich aus dem gerichtlichen Bereich herauszuführen.

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Gründe für die Digitalisierung des Credit Managements bei Brillux

Der Mauerfall im Jahr 1989 hat bei Brillux ein immense Geschäftsentwicklung angestoßen. Das rasante Wachstum der Vertriebskanäle hat zur Notwendigkeit geführt, Außenstände überprüfbar zu machen. Limite wurden in dieser Zeit noch vertriebsseitig an die Forderungsmanagement-Abteilung herangetragen. Ein Volumen von ca. 3.000-4.000 manuellen Limitprüfungen​ monatlich, von denen ca. 95 % (davon 77 % bis 10.000 €) genehmigt wurden. „Da diese Menge irgendwann nicht mehr zu erledigen war, mussten wir uns eine automatisierte digitale Lösung einfallen lassen“, erklärt Rainer Mense. Als Konsequenz führte das Unternehmen ein automatisiertes Kreditlimit als wichtige Größe ein.

Das Ziel: Entscheidungen zeitnah und fundiert unter Zuhilfenahme von externen Informationen und eigenen Erfahrungen auf Basis eines einheitlichen Kriterienkatalogs zu treffen. Bearbeitung und Verarbeitung sollten innerhalb dieses Workflows digital geschehen.

Die Lösung: Die digitale Antragstellung erfolgt durch den Innen- oder Außendienst des Vertriebs und wird an die Collenda-Software „Open Credit – Credit Management“​ weitergeleitet. Dort erfolgt die automatische Prüfung der Limitanträge auf Basis festgelegter Kriterien​. Die Collenda-Softwarelösung wird über Schnittstellen mit aktuellen Daten aus Vorsystemen gespeist​. So bleibt den Brillux-Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die schwierigen Fälle im Unternehmen.

Prozess der automatisierten Beauskunftung bei Brillux

Bei der automatisierten Auskunft werden zunächst bestimmte Eingangsparameter untersucht. Ein wichtiges Entscheidungskriterium ist das Länderrisiko. „Umstände, Bonitäten und Wirtschaftskraft sind nicht einheitlich in Europa“, erklärt Rainer Mense. Während es in Österreich noch große Parallelen zu Deutschland gäbe, sind die Abweichungen in anderen Ländern stärker. Überdies spielt es eine Rolle, ob es sich um einen Neu- oder Bestandskunden handelt.


Vereinfachtes Schema eines Limitantrag-Prozesses

credit management limitantragprozes

Eine weitere wichtige Unterscheidungsgröße ist die Rechtsform. Handelt es sich um einen Gewerbebetrieb, eine Kapitalgesellschaft oder eine Unternehmergesellschaft (UG). Letztere trage statistisch gesehen ein höheres Insolvenzrisiko und wird demnach anders eingestuft.

Diese Kriterien bestimmen in einem weiteren Schritt den Informationsbedarf durch die an Open Credit – Credit Management angeschlossenen Wirtschaftsauskunfteien. Zum Beispiel die Entscheidung, ob ein Monitoring notwendig oder die Auskunft noch aktuell genug ist.

Open Credit – Credit Management

Collenda ist Ihr Partner, wenn es um die professionelle Bewertung finanzieller Risiken im B2B-Umfeld geht. Unsere Software ermöglicht es Ihnen, das Credit Management effektiver und effizienter zu gestalten:

  • Schnittstellen zu externen Informationsdienstleistern und Kreditversicherern verringern manuelle Tätigkeiten.
  • Benutzerfreundliche Workflows und intelligente automatisierte Prozesse sparen Zeit und Kosten.
  • Mit unserer Cloud-Technologie erreichen Sie Skalierbarkeit und Flexibilität.

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Internationalisierung bei Brillux – und Sicherheitsaspekte

„Wir sind zu Beginn mit einer gehörigen Portion Skepsis an die Automatisierung des Limitantragswesens und die dazugehörigen Entscheidungsprozesse herangegangen“, erklärt Rainer Mense. Im Nachhinein habe sich herausgestellt, dass die Entscheidungen des Systems sehr schnell, fundiert und zielführend sind und der Realität sehr nahekommen.

Aus diesem Grund plant Brillux, die automatisierten Prozesse in den kommenden Jahren auch auf andere Länder auszudehnen. Auf der Agenda steht eine Ausweitung auf Italien, Österreich, die Niederlande und in einem weiteren Schritt auf weitere Länder des Brillux-Universums, um dem Vertrieb eine risikogerechte Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Die Implementierung von Sicherheitsmechanismen spielt in diesem Kontext eine große Rolle. Wichtig ist es aus Sicht von Regine Hilgers, Product Ownerin bei Collenda, vor Ort präsent zu sein, insbesondere dort, wo keine Vertriebsmannschaft vertreten ist. Auf die jeweiligen Länder spezialisierte oder international vertretene Auskunfteien helfen dabei. Auch externe Branchenratings sollten berücksichtigt werden.

Eine Absicherung von Ausfallrisiken bieten klassisch die Kreditversicherer. Gerade in den vergangenen 18 Monaten hätten diese mit staatlicher Unterstützung zahlreiche Geschäfte abgesichert und somit drohende Schäden abfangen können. Neben dem Factoring als Sicherheitsinstrument helfen in einem letzten notwendigen Schritt Inkassounternehmen. All diese externen Partner können über eine Schnittstelle an die Collenda-Software angebunden werden.

Die Scorecard

Bonitätsindex, Mahnstufe, durchschnittliche Zahlungserfahrung – viele Credit Manager:innen haben aus dem Bauch heraus einen guten Überblick über ihre Kundinnen und Kunden. Je größer das Portfolio ist – erst recht, wenn die Kundschaft in verschiedenen Ländern vertreten ist –, desto schwieriger wird die Transparenz.

Die Scorecard schafft Abhilfe. Sie berücksichtigt verschiedene Bewertungsfaktoren, gewichtet sie und wird so zu einem Werkzeug, das eine große Masse an Informationen übersichtlich aufbereitet. „Sie hilft zum Beispiel bei der Entscheidungsfindung, um Limite zu definieren und zeigt in Watchlists kritische Kunden an“, erklärt Regine Hilgers. Auch Informationen darüber, wie viel Prozent des Umsatzes im kritischen Bereich liegt und ob ein Ausfallrisiko besteht, werden hier dargestellt.


Im Rahmen des Webinars „Credit Management beim Traditionsunternehmen Brillux“ haben wir die Teilnehmer:innen zum Thema Credit Management befragt. Das sind die Ergebnisse (in Prozent).

credit management scorecard

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Wichtig sei, die Validität regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Gerade in den vergangenen Monaten – in Zeiten der Pandemie – haben viele Unternehmen die Stellschrauben oftmals anpassen müssen.

Bei Brillux sind für Rainer Mense sowohl externe und interne Information wahre Schätze, um ein Limit festzulegen. Basis aller Entscheidungen sind die Auskünfte verschiedener Partner – bereits mit der Kundenneuanlage: Betrachtet werden u.a. offene Posten, die Mahnstufe, das Länderrisiko, Warensperren, vorhandene Sicherheiten, Versicherungsschutz und die Historie. So beobachten die Brillux-Expert:innen das Zahlungsverhalten intensiv rückwirkend bis zwei Jahre in die Vergangenheit. Ist die Bonität nicht ausreichend oder werden bestimmte Werte überschritten, endet der automatisierte Prozess.

Das Credit Management von Brillux in der Pandemie

Das Forderungsmanagement von Brillux während der Pandemie fußt auf drei Säulen.

„Wir sind als ordentliche Kaufleute unserer Sorgfaltspflicht nachgekommen und haben im Lockdown die Abstände unserer Reportings verkürzt“, erklärt Rainer Mense. Zweitens habe das Unternehmen die Zusammenarbeit mit dem Kreditversicherer des Hauses kontinuierlich und differenziert ausgeweitet. Im Rahmen der Automatisierung wurde drittens das System verfeinert, Limitanträge wurden – zum Beispiel für Bauvorhaben und größere Projekte – stärker befristet. Der Vertrieb habe sich intensiver mit den jeweiligen Kunden befasst, um eine gute Begründung für Limitanträge liefern zu können.

Auch in der Pandemie hat das Thema Automatisierung eine große Rolle gespielt.

Die Identifizierung mit den Prozessen innerhalb des Brillux-Kollegiums ist laut Rainer Mense sehr hoch. Dementsprechend sollen die Maßnahmen künftig ausgeweitet werden. Ein Schritt könnte sein, den Automatisierungsprozess bezogen auf den Limitbetrag zu erhöhen, dass sich also das Limit automatisch anpasst. Bisher sei Brillux mit moderaten Schritten diesbezüglich vorangegangen, die Ergebnisse seien jedoch positiv, das Vertrauen in das System ist hoch. Im Bereich der automatisierten Limitsenkung könnte hingegen künftig systemseitig erkannt werden, wenn Volumina nicht mehr benötigt werden.

Insgesamt zieht Brillux ein positives Fazit zur Pandemie. Umsatzzahlen und Neukundengeschäft hätten sich positiv entwickelt, es habe keine stärkeren Ausfälle gegeben. Längere Zahlungsziele mussten nicht gewährt werden. Die Methoden im Credit Management hätten sich bewährt und sollen in Zukunft weiter ausgebaut werden.




Rainer Mense leitet verantwortlich die Abteilung Forderungsmanagement bei der Brillux GmbH & Co. KG in Münster. Nach der Ausbildung zum Groß- und Außenhandelskaufmann studierte er in Münster Betriebswirtschaft mit den Schwerpunkten Rechnungswesen, Finanzwirtschaft und EDV/Organisation. Nach Tätigkeiten in verschiedenen Unternehmungen in den Bereichen Finanzen und Organisation ist er seit 1989 für Brillux in der Position Leitung Forderungsmanagement verantwortlich tätig.

rainer mense brillux
regine hilgers

Regine Hilgers ist Spezialistin für den Bereich Credit Management beim Softwareunternehmen Collenda in Meerbusch. Sie verfügt über umfassende Erfahrung und Expertise im Bereich Credit Controlling, war sowohl auf Unternehmensseite wie auch in der Beratung tätig. Seit Jahren beschäftigt sie sich insbesondere mit den Herausforderungen der KMUs.

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