Fallstudie: Pinkcube setzt auf S4Dunning

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Martijn Pouwels und Karien Helmink aus der Finanzabteilung von Pinkcube im Interview

In einem schön renovierten Schulgebäude am Rande der niederländischen Stadt Doetinchem befindet sich der Hauptsitz von Pinkcube. Der Anbieter von Werbeartikeln und Werbegeschenken. hat sich unter dem Motto „Mühelos das schönste Ergebnis“ rasch zu einem führenden Online-Player in diesem wettbewerbsintensiven Sektor entwickelt. Für das Debitorenmanagement nutzt Pinkcube seit 2016 Collendas Softwarelösung S4Dunning.

Über Pinkcube

Schnelligkeit ist einer der wichtigsten Grundwerte von Pinkcube, denn das ist es auch, was die Käufer von Werbeartikeln erwarten. Ein Kostenvoranschlag wird innerhalb einer Minute versandt, ein kostenloser digitaler Druckabzug mit z. B. dem Logo des Kunden innerhalb einer Stunde. Schnelligkeit steht nicht nur bei der Lieferung von Produkten im Vordergrund, sondern auch bei der Reaktionszeit des Kundendienstes per Chat, E-Mail oder Telefon. Pinkcube verbindet Geschwindigkeit immer mit den anderen Kernwerten des Unternehmens: müheloser Bestellprozess, Sicherheit und Qualität. Letztere wird unter anderem dadurch erreicht, dass das Unternehmen mit klaren Pauschalpreisen und streng ausgewählten Lieferanten arbeitet.

Das Debitorenmanagement bei Pinkcube

Alle Kundinnen und Kunden und ihre Aufträge sind mit einem Geldfluss verbunden, für den Martijn und Karien gemeinsam verantwortlich sind.

2016 sind wir für das Debitorenmanagement zu S4Dunning gewechselt. Die Software, die wir vorher genutzt haben, konnte das Wachstum nicht bewältigen. Das hat zusätzliche Zeit gekostet. Pinkcube hat den Status quo hinterfragt – und dann kam S4Dunning ins Spiel, die Forderungsmanagement Software von Collenda. Zufällig hatte S4Dunning in dieser Zeit Werbeartikel bei Pinkcube bestellt. Das ist jetzt fünf Jahre her und in all dieser Zeit hat das System zufriedenstellend funktioniert.“

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Karien Helmink und Martijn Pouwels aus der Finanzabteilung von Pinkcube

Ein großer Teil der Kunden zahlt im Voraus. „Das Grundprinzip“, so Martijn Pouwels, „ist, dass die Kunden während des Bestellvorgangs bezahlen, vorzugsweise über den niederländischen Zahlungsdienstleister iDEAL.“ Beim Abschluss der Bestellung hat der Kunde die Wahl zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten.

S4Dunning kommt bei Rechnungskunden zum Einsatz, die in Verzug geraten sind. Ein großer Vorteil ist, dass S4Dunning ein Partner von Exact ist, der Software, die Pinkcube für die Buchhaltung verwendet. Täglich synchronisiert das Unternehmen die Rechnungen in Exact mit den Informationen in S4Dunning. Innerhalb der Software hat Pinkcube den Workflow in vier Phasen eingerichtet: mit einer Erinnerung, einer Aufforderung, einem Aufruf und einer E-Mail als letzter Chance. Das Unternehmen geht damit sehr sorgfältig um. So führt es beispielsweise eine zusätzliche Synchronisierung durch, um spätere Zahlungseingänge zu verarbeiten.

Vor dem Versand der Mahnungen wird auch eine letzte Überprüfung des Bankbuchs vorgenommen. Im Dashboard von S4Dunning sehen wir, wie die Schuldner sich verhalten und welche Maßnahmen wir ergreifen müssen. Es funktioniert perfekt“

– Martijn Pouwels

S4Dunning in der Praxis

Gut genutzt wird auch die Notizfunktion von S4Dunning, um zum Beispiel nach einem Telefonat getroffene Vereinbarungen festzuhalten. Karien Helmink: „Das ist immer nützlich, um in der nächsten Phase darauf zurückzugreifen. Das System führt eine umfangreiche Historie des Kunden. Zum Beispiel, um zu sehen, wie es mit einer früheren Bestellung lief, die nicht rechtzeitig bezahlt wurde.“

Auf diese Weise kümmert sich die Finanzabteilung von Pinkcube nur dann um Zahlungsausfälle, wenn es wirklich notwendig ist. Martijn Pouwels: „Wir sehen nicht mehr jede Rechnung. Rechnungen werden automatisch in unserem Bestellsystem erstellt und gelangen von dort aus automatisch in die Buchhaltung und anschließend wieder automatisch in S4Dunning. Während wir früher jeden einzelnen Vorgang manuell überprüft haben, überwachen wir jetzt hauptsächlich Prozesse auf höchster Ebene. S4Dunning ist ein gutes Bindeglied zu Exact und bietet uns einen kontinuierlichen Einblick, der es uns ermöglicht, vorausschauend zu handeln, schneller zu reagieren und somit schneller an unser Geld zu kommen.“

S4Dunning kommt auch ins Spiel, wenn sicher ist, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird und Pinkcube das Inkassobüro einschalten muss. Karien Helmink: „Unser Inkassopartner verwendet auch S4Dunning. Der Vorteil ist, dass wir die komplette Datei mit einem Knopfdruck übertragen können. Unser Inkassopartner erhält dann eine Nachricht auf dem Bildschirm und kann sofort mit der Arbeit beginnen. In S4Dunning können wir verfolgen, welche Maßnahmen sie ergreifen, wie der Schuldner reagiert und ob Zahlungen eingegangen sind. Ideal.“

Vorteile auf einen Blick

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte, individuell anpassbare Prozesse und Workflows
  • Schnelle Skalierbarkeit und Flexibilität durch Anwendung in der Cloud (Software as a Service)
  • Verfügbar für verschiedene Devices, wie Handy und Tablet, und in mehreren Sprachen
  • Reduzierte DSO führt zu verbessertem Cash Flow
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