Fallstudie: Somfy setzt auf S4Dunning

somfy case study

Naima Alagas, Financial Controller bei Somfy, im Interview

Naima Alagas, Financial Controller bei Somfy, ist wahrlich eine zufriedene Kundin von Collenda und das bereits seit 5 Jahren. 2016 wurde S4Dunning, Collendas Plug & Play-Lösung für das Forderungsmanagement, implementiert. Seitdem hat sich das Leben in der Finanzabteilung stark vereinfacht und die Papierberge sind buchstäblich verschwunden.

Die Produkte von Somfy, Weltmarktführer für Smart-Home-Lösungen, werden von vielen Unternehmen und Privatpersonen genutzt. Seit mehr als einem halben Jahrhundert entwickelt Somfy Lösungen, die die Verwaltung von Häusern und Gebäuden vereinfachen und so Millionen von Anwendern auf der ganzen Welt den Alltag erleichtern. Ihre Motoren für Terrassenüberdachungen, Garagentore, Rollläden, Beleuchtung und Bildschirme sind für ihre Qualität bekannt. Aber für Somfy ist nicht nur Qualität, sondern auch Innovation ein wichtiges Thema. Die Smart-Home-Anwendungen bieten zum Beispiel intelligente Beleuchtung, intelligente Beschattung und sogar intelligente Sicherheit, die auch die Anwesenheit von Tieren berücksichtigt.

Kurz gesagt: Somfy bietet zuverlässige und umweltfreundliche Lösungen für ein komfortableres, sichereres und nachhaltigeres Leben. Das Ziel dabei ist, das Leben der Kunden und Nutzer noch einfacher zu machen.

Somfy bietet seinen Kunden Qualität und Innovation. Gleichzeitig verlangt Somfy von seinen Lieferanten, dass diese die gleichen hohen Standards anwenden. Mit S4Dunning erfüllt Collenda alle Anforderungen.

Die Entscheidung für S4Dunning

Aus dem Wunsch, Verfahren zu erneuern, zu vereinfachen und gleichzeitig ökologischer und nachhaltiger zu gestalten, haben wir nach einem guten Anbieter gesucht.

Das ERP-Modul für Mahnungen war sehr umständlich und verursachte Berge von Papier, da alle Kunden ihre Mahnungen per Post erhalten haben. Die Kosten waren beträchtlich. Der Versand der Mahnungen in Papierform war sehr teuer und nicht immer effektiv“, sagt Naima. „Also haben wir uns auf die Suche nach einer Alternative gemacht.“

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Naima Alagas, Financial Controller bei Somfy

Die Einführung

Eine Software zu erneuern, ist ein umfassender Prozess. Dieser lässt sich nicht über Nacht bewerkstelligen. Das System muss einfach sein, anwenderfreundlich und vor allem zuverlässig. Klares Reporting, Digitalisierung und Effektivität standen ganz oben auf der Wunschliste.

S4Dunning bietet die Möglichkeit für eine nahtlose Integration in die bestehende Business-Software. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Termine zu erfassen und nachzuverfolgen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Risikoprofile anzulegen und somit eine Segmentierung vorzunehmen. Diese Aspekte spielten bei der Auswahl eine wichtige Rolle. Die Flexibilität, Leistungsfähigkeit und Einfachheit des Systems haben uns dazu bewogen, sich für das System von Collenda zu entscheiden. Selbstverständlich erst nach einer umfassenden Analyse. Wer sind die Kunden? Welche Kosten entstehen? Wie können wir sicherstellen, dass die Geschäftsbeziehung nicht durch finanzielle Aktionen beschädigt wird? Wie muss der Flow erfolgen?

Es war völlig klar, dass die Digitalisierung und das Mahnwesen per E-Mail eine große Rolle spielen würden. Genauso wie telefonische Mahnungen und, in der allerletzten Phase, Mahnungen, die per Einschreiben verschickt werden. Da die Abteilungen Vertrieb und Kundensupport die Finanzabteilung bei der Einziehung ausstehender Rechnungen unterstützen, wurden auch Werkzeuge benötigt, um die abteilungsübergreifende Kommunikation bezüglich des Zahlungsverzugs zu verbessern. „Die Einbindung der kaufmännischen Abteilungen war eine bewusste Entscheidung, denn die Kunden sind für Somfy entscheidend. Wir wollten unbedingt vermeiden, dass geschäftliche Beziehungen Schaden nehmen“, betont Naima.

Mit S4Dunning konnte ein Multi-Channel-Ansatz implementiert werden, der zu erheblichen Kosteneinsparungen, vor allem aber zu einem verbesserten Zahlungsverhalten führte. „Anders als früher, als wir Mahnungen nur per Post verschickt haben, erhalten heute 90 % aller Kunden zunächst eine Mahnung per E-Mail. Wir möchten diesen Anteil noch weiter erhöhen und arbeiten hierzu aktiv an unseren Kundendaten. Unsere Kundenbetreuer führen zu diesem Zweck regelmäßig telefonische Befragungen durch.“

Ein niederländischer Anbieter für Kunden in Belgien und Luxemburg?

Naima scheint von dieser Frage etwas überrascht zu sein. „Ja, natürlich. Warum nicht?“ Es ist klar, dass kulturelle Unterschiede für das System und den Anbieter keine Rolle spielen, auch wegen der persönlichen Betreuung. „Wir hatten damit noch nie ein Problem. Das ist gar nicht möglich. Einmal hatten wir Schwierigkeiten mit den Sonderzeichen, wie z. B. den Akzenten, die es in der französischen Sprache reichlich gibt. S4Dunning hat das toll und vor allem schnell gelöst.“

Folgen der Corona-Krise

Während die Corona-Krise viele Unternehmen hart getroffen hat, konnte Somfy von einer Reihe von auferlegten Maßnahmen profitieren. Dort spürte man deutlich die Auswirkung davon, dass viele Menschen zuhause geblieben sind. „Nicht in den Urlaub fahren können? Nicht ins Restaurant gehen können? Dann investieren wir unser Geld in unser Zuhause, um den Lockdown so angenehm wie möglich zu gestalten. 2020 war ein sehr gutes Jahr, sowohl in Bezug auf den Umsatz als auch auf das Ergebnis.“

Und auch in Bezug auf die Zahlungsmoral der Kunden gab es bei Somfy keinen Grund zur Klage. „Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, einem ausgeklügelten Verfahren und der Effektivität unseres Mahnprogramms konnten wir die Zahl der zu spät bezahlten Rechnungen begrenzen.“

Naima erklärt, dass sie drei Arten von Kunden haben: Key Accounts, kleinere Installateure/Einzelhändler und Privatpersonen. Bei den Key Accounts handelt es sich um Großkunden, die immer wieder hohe Beträge investieren. Dabei handelt es sich zumeist um Industrieunternehmen, die Somfy-Produkte in ihre eigenen Produktreihen einbinden. Die kleineren Installateure/Händler arbeiten direkt mit den Endkunden zusammen. Sie kaufen auch (zum Glück) regelmäßig ein, aber die Beträge sind deutlich kleiner. Privatkunden können im Online-Shop einkaufen. Daher gibt es bei diesen Kunden auch keine Zahlungsprobleme.

somfy s4dunningIn Zaventem verfügt Somfy über einen großen Showroom. Hier können Privatkunden die Produkte im Einsatz sehen und sich von ihrer Qualität überzeugen. Der Showroom wird auch dafür genutzt, B2B-Kunden umfangreiche Schulungen anzubieten. Somfy ist stolz darauf, dass dort, wo der Service anderer Anbieter endet, ihrer beginnt. Dies trägt zu einem guten Ergebnis bei.

„Die Key-Account-Kunden sind die sprichwörtlichen 20 %, die für 80 % des Umsatzes sorgen. Da der Umsatz dieser Kunden so hoch ist, ist es für unseren Cashflow wichtig, dass sie zuverlässig bezahlen. Zum Glück ist das meistens der Fall. Für alle säumigen Zahler, ob große oder kleine Kunden, sind wir in der glücklichen Lage, Unterstützung von S4Dunning zu erhalten.“

Persönliche Betreuung

Die Implementierung verlief bemerkenswert reibungslos. Naima hat dafür nur lobende Worte.

Jeroen Jansen hat uns von Anfang an hervorragend unterstützt. Er ist noch immer unser Ansprechpartner. Wir können uns mit unseren Fragen immer an ihn wenden. Jeroen kennt uns als Kunden durch und durch und weiß, was wir wollen. Probleme werden schnell gelöst und er hilft uns darüber hinaus bei der weiteren Anpassung und Optimierung unseres Systems. Vor dem Hintergrund der aktuellen Krise möchten wir unsere Prozesse noch mehr an unsere Kunden anpassen und wir stehen in einem direkten Austausch. Sogar unser externer Berater, ein Spezialist auf diesem Gebiet, war von seiner Kompetenz beeindruckt.“

Nicht nur der Projektleiter spielt bei der Betreuung eine zentrale Rolle. Auch der Helpdesk ist sehr effizient und schnell. „Wir stellen eine Frage über ein Ticket und sie wird schnell und vor allem gut gelöst.“

Collenda denkt mit

Somfy möchte kurzfristig einen stärker segmentierten Ansatz verfolgen, nicht so sehr auf regionaler Basis – Belgien und Luxemburg bilden hinsichtlich der Nachfolge eine Einheit – sondern auf Basis der Kundengröße und des Risikoprofils. Grund dafür war die wirtschaftliche Situation vor dem Hintergrund der Covid-19-Pandemie.

Ausgangspunkt bleibt, dass alle Kunden wichtig sind. Dennoch wird eine effektivere Gestaltung der Verfahren auf Basis von Menge und Art des Kunden angestrebt. Wenn ein kleiner Kunde nicht zahlt oder schlimmer noch, in Konkurs geht, sind die Folgen nicht so gravierend. Wenn ein Großkunde, ein Key-Account, seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, kann das schmerzhaft sein, selbst für ein Unternehmen der Größe von Somfy.

Gerade jetzt, wo eine Welle von Insolvenzen befürchtet wird, das Zahlungsverhalten und die Kreditwürdigkeit einzelner Kunden in verschiedenen Branchen unter Druck steht, gewinnt die Arbeit des Debitorenmanagements an Bedeutung. Somfy wird dabei von einem Kreditversicherer unterstützt und beauftragt nach dem internen Verfahren einen externen Partner mit dem Inkasso. Für Naima ist jedoch klar, dass die leistungsstarke Software S4Dunning von Collenda Somfy sicher durch diesen turbulenten Sturm führen wird. „Wir können S4Dunning einfach nur jedem empfehlen.“

Vorteile auf einen Blick

  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte, individuell anpassbare Prozesse und Workflows
  • Schnelle Skalierbarkeit und Flexibilität durch Anwendung in der Cloud (Software as a Service)
  • Verfügbar für verschiedene Devices, wie Handy und Tablet, und in mehreren Sprachen
  • Reduzierte DSO führt zu verbessertem Cash Flow
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