Fallstudie: Stadtwerke Lambrecht arbeiten in der Cloud



Dina Grigoreva, kfm. Leitung Stadtwerke Lambrecht

Geschäftsherausforderungen / Ziele

Die Stadtwerke Lambrecht in der Pfalz bedienen seit über 150 Jahren die Region mit Energie – Erdgas, Wasser und Strom. Als wichtigster Anbieter vor Ort beliefern sie ihre Kunden zuverlässig, sicher und effizient. Aus dieser Tradition regionaler Versorgung entspringt ein umfassendes Know-how, das dazu beiträgt, dass das Unternehmen seine Aufgaben kompetent und zielgerichtet erledigen kann. Als modernes und kundenorientiertes Dienstleistungsunternehmen wird es immer wieder auch neuen Bedürfnissen seiner Kunden gerecht.

Die Aufgabe

Die Gesetzgebung sieht in Deutschland vor, dass die Stadtwerke vor Ort als Grundversorger generell jedem Bürger den Zugang zum Stromnetz gewähren müssen – auch finanziell schwächer gestellten. Dabei ist der analoge Prozess des Forderungs- und Mahnverfahrens bei Zahlungsausfällen oder -versäumnissen sehr aufwändig und teuer. Nach der postalischen Mahnung erfolgt schließlich nach 30 Tagen die Sperrung des Stromanschlusses, anschließend wird dann der gerichtliche Titel erwirkt. Dazu ist anzumerken, dass es nicht viele Fälle dieser Art gibt, die meisten Probleme lassen sich bereits im vorgerichtlichen Verfahren lösen.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist für beide Seiten unangenehm und mit Kosten verbunden. Digitale Lösungen können daher dabei helfen, die Mitarbeiter zu entlasten und Mahnungen wie auch die Einholung eines Titels zu automatisieren und zu beschleunigen – bzw. im Idealfall dafür zu sorgen, dass die säumigen Zahlungen schnell ausgeglichen werden. In vielen Fällen handelt es sich dabei zudem um Kleinigkeiten wie vergessene Überweisungen oder überzogene Konten.

Als kleines Stadtwerk betreuten zwei bis drei Mitarbeiter den Bereich Forderungsmanagement neben ihrer hauptsächlichen Arbeit im Vertragsmanagement. Und die Stadtwerke Lambrecht waren an dieser Stelle über die Collenda-Lösung phin-AMV im Bereich Forderungsmanagement bereits digital aufgestellt, wollten aber die Struktur ändern und in die Cloud. So hätte man immer die neuesten Updates und die Cloud bietet über die Lizensierung zudem die Möglichkeit Kosten zu sparen, denn die Lösung kann an mehreren Arbeitsplätzen genutzt werden und ist nicht an einen einzelnen Rechner gebunden.

„Die Implementierung lief reibungslos und konnte trotz der besonderen Situation durch Corona pünktlich abgeschlossen werden. Seither läuft die neue Anwendung problemlos. Die neue Lösung hat im Vergleich zur vorigen auch aufgrund des übersichtlichen Layouts eine noch bessere Usability und bietet noch mehr Auswahlmöglichkeiten. Unsere tägliche Arbeit im Forderungsmanagement ist damit noch einfacher geworden.“

– Dina Grigoreva, kaufmännische Leitung

Das Projekt

Die bei einigen Mitarbeitern anfänglich vorhandenen Bedenken in puncto Cloud und Datensicherheit konnten durch das Team von Collenda schnell beseitigt werden und so machte man sich im August 2020 an die Migration von phin-AMV auf Open Credit – Debt Management. Dabei kam es trotz Corona in der Implementierungsphase bis Dezember 2020 zu keinen großen Herausforderungen und das Projekt konnte pünktlich abgeschlossen werden. Im Verlauf des Projekts lief die alte Lösung nach wie vor weiter und die Daten zu einzelnen Mahnverfahren wurden Stück für Stück in die neue Anwendung migriert.

Vorteile und Ergebnisse

Seit der Einführung der neuen Lösung haben sich die Beitreibungskosten um ein Drittel gesenkt.

Dina Grigoreva, kaufmännische Leitung der Stadtwerke Lambrecht: „Die Implementierung lief reibungslos und konnte trotz der besonderen Situation durch Corona pünktlich abgeschlossen werden. Seither läuft die neue Anwendung problemlos. Die neue Lösung hat im Vergleich zur vorigen auch aufgrund des übersichtlichen Layouts eine noch bessere Usability und bietet noch mehr Auswahlmöglichkeiten. Unsere tägliche Arbeit im Forderungsmanagement ist damit noch einfacher geworden.“

Eine große Hilfe biete dabei das integrierte Reporting, das wichtige Informationen und KPIs für den Jahresabschluss grafisch aufbereitet zur Verfügung stellt (z. B. Anzahl der notleidenden Kredite im Forderungsbestand, Anzahl der Fälle vor Gericht, Vergleich der erzielten Forderungseingänge, etc.).

Auch der Betrieb der Software in der Cloud trifft auf positive Resonanz. „Es bietet einen großen Vorteil, dass wir von jedem Arbeitsplatz auf die Software zugreifen können“, sagt Dina Grigoreva. Für die kaufmännische Leiterin der Stadtwerke Lambrecht ist zudem die Kontrolle über alle laufenden Verfahren essenziell. Andere Stadtwerke wickelten das gerichtliche Mahnverfahren oftmals über ein Anwaltsbüro ab. Doch die Koordination dieses Prozesses sei für sie zu unübersichtlich und kompliziert.