Mahnwesen – einfach und maximal flexibel

Jeroen Jansen gründete 2013 gemeinsam mit Marcel Blanken das Unternehmen S4Dunning in den Niederlanden. Von der einfachen und selbsterklärenden Bedienung der auf das Mahnwesen spezialisierten Software profitieren Unternehmen unterschiedlichster Branchen. 140 Kunden arbeiten heute mit S4Dunning. 2020 wurde das Unternehmen Teil von Collenda.

Die Einrichtung von S4Dunning kann innerhalb weniger Tage umgesetzt werden. Wie genau sieht der Implementierungsprozess aus?
Jeroen Jansen: Nachdem mit dem Kunden ein Vertrag abgeschlossen worden ist, gehen wir gemeinsam in eine sogenannte Blueprint Session. Dort wird ein für das Unternehmen angepasster Workflow individuell festgelegt. Wir erarbeiten, welche spezifischen Funktionalitäten eingerichtet werden sollen. So werden in der Regel z. B. festgelegte Vorlagen und Templates für E-Mail und Briefpost erstellt usw.

Wie funktioniert die Verknüpfung von Kundendaten bestehender ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Exact oder Microsoft Dynamics mit S4Dunning?
Jeroen Jansen: Das kann auf unterschiedliche Weise vonstattengehen. Manche ERP-Systeme erlauben eine Anbindung über eine API-Schnittstelle. Andere Systeme exportieren Kundenlisten über das CSV-Format. Diese Dateien importieren wir von Collenda-Seite für den Kunden und setzen so das System auf.

Welche Möglichkeiten gibt es für Nutzer von S4Dunning mit Gläubigern zu kommunizieren?
Jeroen Jansen: Der Standardweg ist, dass das per E-Mail oder ganz klassisch auf dem Postweg erfolgt.

Besteht die Möglichkeit, diese Kommunikation zu automatisieren?
Jeroen Jansen: In der Tat können viele Funktionen innerhalb von S4Dunning automatisiert werden. Der häufigste Fall ist allerdings immer noch, dass die Nutzer selbst bestimmen möchten, wann eine E-Mail oder ein Brief z. B. mit Zahlungserinnerungen an den Gläubiger verschickt wird.

Es gibt auch eine S4Dunning-App …
Jeroen Jansen: Das ist richtig. Die App ist z. B. für Mitarbeiter aus den Sales Departments sehr interessant, da sie viel unterwegs sind. Über das Smartphone können sie jederzeit Kunden-Informationen aus der App ziehen.

Ist S4Dunning für Unternehmen bestimmter Branchen besonders interessant?
Jeroen Jansen: Das kann man so nicht sagen. In unserem Portfolio sind Unternehmen verschiedenster Wirtschaftszweige, z. B. aus dem Automotiv- oder Logistikbereich, aus der Telefonie oder Zeitarbeit. Unternehmen, die mit ERP-Systemen wie SAP, MS Dynamics oder Exact arbeiten oder sogar noch Excel-Tabellen zur Verwaltung ihrer Mahnprozesse nutzen, profitieren besonders. Die Erfahrung zeigt, dass diese Unternehmen den Cashflow und die DSO dramatisch verbessern.

S4Dunning ist skalierbar und sehr flexibel. Was bedeutet das für den Nutzer?
Jeroen Jansen: Ist das System einmal aufgesetzt, ist es sehr einfach für die Nutzer z. B. neue Administratoren oder User hinzuzufügen; auch die Erweiterung um neue Unternehmensstandorte oder das Erstellen von individuellen E-Mail-Templates ist kinderleicht. Ich denke, wir haben es zudem geschafft, dass der Nutzer über unser Dashboard einen sehr schnellen Überblick über seine Aufgaben bekommt. Eine lange Einarbeitungsphase ist einfach nicht vonnöten.

An welchen neuen Funktionalitäten arbeiten die Software-Ingenieure von Collenda derzeit, um S4Dunning zu verbessern?
Jeroen Jansen: Derzeit sind wir damit beschäftigt, eine volle E-Mail-Integration aufzusetzen. Das funktioniert so: Antwortet ein Gläubiger auf eine E-Mail aus dem S4Dunning-System per reply, dann erkennt das unser System sofort und speichert diese E-Mail im entsprechenden Kundenprofil. S4Dunning-Kunden müssen sich also nicht mehr durch Outlook-Mails wühlen, um an bestimmte Informationen zu gelangen. Zudem sind wir derzeit damit beschäftigt, die grafische Oberfläche des Dashboards und der Reportings weiter zu optimieren.

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Über S4Dunning und Collenda

S4Dunning gehört seit September 2020 zum Portfolio der Collenda-Softwarelösungen.