Klaas Soellaart, Directeur van Willems gerechtsdeurwaarders & incasso

Klaas Soellaart, Directeur van Willems gerechtsdeurwaarders & incasso

Binnen drie jaar willen we weer nummer 1 in onze regio zijn

utrecht

Ignace Feringa en Klaas Soellaart van Willems gerechtsdeurwaarders & incasso uit Utrecht hebben ambitieuze plannen voor hun kantoor. Nu de organisatie op orde is, staan ze klaar om het verloren marktaandeel te heroveren. Niet alleen in de eigen regio – de eerste prioriteit – en daar omheen, maar ook door geavanceerde tools aan te bieden waarmee opdrachtgevers als mkb’ers en zzp’ers door selfservice hun eigen incasso kunnen organiseren. Letterlijk van begin tot eind. De software van EuroSystems speelt daarin een belangrijke rol.

Ignace Feringa en Klaas Soellaart namen medio 2015 Willems gerechtsdeurwaarders & incasso over. Daarmee zijn zij de derde generatie eigenaren van het bekende Utrechtse kantoor, dat in 2018 vijftig jaar bestaat. Willems introduceert in maart Incassoline®. Dit is de eerste complete selfservice tool waarmee zakelijke opdrachtgevers zelf hun incassoprocedure kunnen regelen, vanaf het moment van de order of de offerte, van het begin tot het eind dus. Incassoline® biedt eenvoudige mogelijkheden om kredietinformatie op te vragen, facturen aan te maken, aanmaningen te versturen en incassoprocedures te starten. In de incassoprocedure heeft de ondernemer volledig grip op de toonzetting van correspondentie en de snelheid van de acties die moeten worden genomen. Natuurlijk is professionele ondersteuning voor de ondernemer direct beschikbaar.

Incasso als commodity
Het model van Incassoline® maakt het mogelijk om, indien nodig, incassoprocedures op te starten en zelfs gerechtelijk te vervolgen. Dat is niet gebonden aan Willems – ook een ander regionaal kantoor kan de incasso uitvoeren. “Hiermee spelen we in op de trend dat incasso steeds meer een commodity aan het worden is. Iets wat gratis is” zegt algemeen directeur Klaas Soellaart. “EuroSystems speelt een belangrijke rol in de koppeling tussen Incassoline® en ons dossiersysteem dankzij hun betrouwbare automatiseringsomgeving. Dit is ook een belangrijke ondersteuning voor onze certificering voor ISAE 3402, waarmee we aantonen dat we alle processen beheersen die een klant outsourcet, onder meer als het gaat om security en toegankelijkheid.”

Klaar voor de toekomst
Vanaf de overname in 2015 is hard gewerkt om het kantoor weer op de rit te krijgen. Er is veel geïnvesteerd in kwaliteit – onder meer door zich met behulp van een geïntegreerd beheersysteem te certificeren voor ISO 9001 (2015), ISO 27001 (2013) en, zoals gezegd, ISAE 3402. Ook is er gewerkt aan de motivatie van het personeel. Niet alleen in de vorm van trainingen en persoonlijke aandacht, maar vooral ook door de medewerkers weer het perspectief te geven op innovatie en groei. “Zo hebben we de voorwaarden vervuld”, zegt Klaas Soellaart, “om het marktaandeel dat verloren is gegaan weer te heroveren. De afgelopen anderhalf jaar hebben we gezaaid en 2017 wordt het jaar om te oogsten. We richten ons daarbij in eerste instantie op de advocatenkantoren en het midden- en kleinbedrijf in en om Utrecht. We zijn ambitieus – binnen drie jaar willen we weer nummer 1 in onze regio zijn. Dat doen we door de nadruk te leggen op kwaliteit en op nieuwe diensten, terwijl we klanten willen binden door onze wendbaarheid. Je ziet dat ook terug in ons motto SNEL, de afkorting waarmee we onze kernwaarden samenvatten: stevig, naturel, eenvoudig en levendig.”

Credit Navigator
Toen Klaas Soellaart in 2015 bij Willems binnenkwam, trof hij een kantoor aan dat op automatiseringsgebied gewend was met EuroDossier in de private cloud te werken. “Zelf heb ik vooral met een ander systeem gewerkt. De eerste gedachte die ik had was dan ook – weg ermee. EuroDossier had voor mij de reputatie van ‘te duur’ en ‘te veel’. Maar daar ben ik wel van teruggekomen. Door marktonderzoek te doen en door intensief contact met EuroSystems heb ik ervaren hoe ver zij willen gaan om te helpen. En welke mogelijkheden Credit Navigator – waarop wij inmiddels zijn overgestapt – biedt als bijzondere ASP-oplossing. EuroSystems heeft ons alle ondersteuning geboden om de organisatie klaar te maken voor de toekomst. Ze zijn bereid te investeren. Ze willen echt helpen. En dat heeft ook resultaat opgeleverd. Hetzelfde pad volgen we voor de oplossingen voor business intelligence van Cwize. Ook daar had ik eerst de neiging om ze buiten de deur te zetten, maar bij nader inzien biedt hun software zo veel mogelijkheden. Zeker als je de ambitie hebt om mee te doen aan aanbestedingen waarin een objectieve vergelijking van de prestaties van incassopartners een keiharde voorwaarde is.”

Dedicated ASP-cluster
Een belangrijke overweging om voor de ASP-oplossing met Credit Navigator te kiezen, is dat Willems zich daardoor geen enkele zorgen hoeft te maken over de automatisering. Alle benodigde servers staan in het datacentrum van EuroSystems, terwijl een tweede datacentrum met exact dezelfde opstelling als veilige back-up fungeert. Dat garandeert optimale dataveiligheid en beschikbaarheid. Bovendien is de omgeving gemakkelijk schaalbaar als de organisatie groeit en ook zijn de gebruikers verzekerd van flexibele werkplekken, optimaal onderhoud en beheer, ook van nieuwe releases. “Maar wij zijn nog een stap verder gegaan”, zegt Klaas Soellaart. “Wij hebben ervoor gekozen om als eerste klant van EuroSystems met een dedicated ASP-cluster te gaan werken. Simpel gezegd – in het datacentrum hebben we onze eigen servers staan. Dat biedt ons de mogelijkheid om in onze eigen omgeving ook softwaremodules van derden toe te voegen, bijvoorbeeld oplossingen om automatisch uit te kunnen bellen vanuit een dossier in Credit Navigator. Dat was voor ons een belangrijke voorwaarde. Dit dedicated cluster biedt daarvoor een perfecte oplossing.“

Visie
Deze aanpak van automatisering stemt overeen met de visie van Willems op wat de rol van een gerechtsdeurwaarder moet zijn. Volgens Klaas Soellaart richten negen van de tien collega’s zich nog op het eind van de credit management-keten – als de relatie tussen opdrachtgever en debiteur allang verstoord is. “Dat is veel te laat. Onze visie is dat incasso bij het begin begint. Incasso moet onderdeel zijn van je aanpak van relatiebeheer, zelfs al bevind je je in een fase waarin nog zelfs geen vordering is ontstaan. Door je daarop te concentreren, verklein je de kans dat die überhaupt ontstaat. We bieden allerlei tools om opdrachtgevers daarbij te helpen. Bijvoorbeeld om de algemene voorwaarden juridisch goed dicht te timmeren. Door snel achter de gegoedheid van debiteuren te komen, door het factureringsproces te optimaliseren. Dat kunnen wij zelf voor klanten doen, maar we bieden opdrachtgevers ook de mogelijkheid om dat via selfservice zelf te doen. Voor een paar tientjes kun je al snel heel wat problemen voorkomen door zaken al in het begin van de keten goed te regelen.”

Willems Return
In 2016 slaagde Willems Gerechtsdeurwaarders & Incasso erin een belangrijke aanbesteding van de gemeente Utrecht te winnen. Onderdeel van de aanbesteding was dat het kantoor een deel van de omzet zou herinvesteren in sociale projecten in de gemeente. “Daaraan hebben we uiteraard voldaan”, zegt Klaas Soellaart, “maar het is ook de aanzet geweest om onze verantwoordelijkheid voor de samenleving op een andere manier te structureren. Daaraan hebben we de naam Willems Return gegeven. We verdienen immers aan de grote groep van mensen met schulden, zowel aan de niet-willers als de niet-kunners. Daarvoor willen we iets terugdoen, met name om de groep niet-kunners kleiner te maken. Het is een groep die vaak generatie na generatie in dezelfde problematiek verkeert. Wij willen elk jaar met een initiatief komen om de weerbaarheid van juist die groep te vergroten. In 2017 doen we dat door ons te richten op de jeugd – zij hebben immers de meeste kans om uit de vicieuze cirkel te komen. In samenwerking met de Stichting Resilient Care Taking hebben we een programma ontwikkeld voor basisscholen in de wijk waarin ons kantoor is gevestigd. Dat gaat dit jaar van start. Niet als reclame voor onszelf – onze naam wordt zelfs niet genoemd – maar om wat terug te geven aan de maatschappij.

Deze website gebruikt cookies

Deze website gebruikt eigen cookies en cookies van derden om de bezoekers van onze website te kunnen meten, uw surfgedrag te kunnen analyseren en u interessante informatie te kunnen bieden. Als u doorgaat met uw bezoek door op AKKOORD te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van dergelijke cookies. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies, klikt u op Privacybeleid.