Matthijs Kroep & Martijn Steghuis

“We kennen de omgeving, we kennen de debiteur en we weten hoe je hier zaken voor elkaar krijgt.”

Een prachtige stadsvilla uit 1907 in het centrum van Enschede is sinds anderhalf jaar het onderkomen van Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders. De naamgevers van het relatief jonge kantoor – opgericht in 2015 door Matthijs Kroep – hadden al een stevige carrière in gerechtsdeurwaardersland achter de rug toen zij op eigen benen gingen staan. Met het aantreden van Martijn Steghuis in 2018 ging de organisatie ook over op Credit Navigator van Collenda als automatiseringssysteem voor credit management.

De aanleiding om voor een eigen kantoor te kiezen was voor de twee gerechtsdeurwaarders dezelfde: beiden voelden zich niet meer thuis op de plek waar ze zaten en beiden wilden in de omgang met hun opdrachtgevers een meer persoonlijke benadering hanteren. “In 2015 toen ik begon”, zegt Matthijs Kroep, “maakte ik de keuze voor een zelfstandig opererend kantoor met alle aandacht voor de klant, veel oog voor service en hoge kwaliteit. Martijn en ik kennen elkaar al heel lang. Toen hij drie jaar later ook die stap wilde maken, waren we er snel uit. We denken en werken op dezelfde manier.”

Groei en automatisering

In 2015 begon Kroep in zijn eentje en nu vijf jaar later telt het kantoor zes medewerkers. Daarbij zal het niet blijven. Martijn Steghuis. “En hoe meer je groeit, hoe meer dossiers er komen en hoe groter het belang van automatisering wordt. Want als je dat goed inricht – en dat kan met Credit Navigator – dan heb je de zekerheid dat je allemaal op dezelfde manier werkt, zodat ook de klant geen verschil merkt in wie zijn dossier behandelt.” De groei moet volgens de partners wel beheersbaar blijven, tot een man of tien, hooguit vijftien. Dat heeft van alles te maken met de reden waarom ze ooit voor zichzelf zijn begonnen. Kroep: “Groei moet je niet tegenhouden, dat is onnatuurlijk. Als het goed gaat, groei je door. Maar wel met behoud van waarmee we ooit zijn gestart: klantgerichtheid, persoonlijk contact en hoge kwaliteit van dienstverlening.”

Communicatieve vaardigheden

Dat laatste wordt door uiteenlopende factoren bepaald. Kroep: “Natuurlijk is juridische kennis nodig om je werk goed te kunnen doen, maar mensenkennis en communicatieve vaardigheden zijn net zo belangrijk. Je moet met iedereen overweg kunnen, of het nu iemand is die in de schuldsanering zit of een directeur van een multinational. Iedereen is voor ons ook gelijk. Hoe vaak hoor ik niet: ik ben bij een kantoor geweest en ik werd daar behandeld als een debiteur. En dan gaan er twee dingen fout: de debiteur wordt niet behandeld zoals het hoort en de opdrachtgever ook niet. Voor mij is een debiteur precies hetzelfde als een opdrachtgever. Alleen bij de een moet ik wat halen en bij de ander moet ik wat brengen.”

Advocatuur

Kroep Steghuis werkt veel voor advocatenkantoren. Steghuis: “Advocaten willen graag dat je meedenkt en dat maakt onderdeel uit van ons werkplezier. Gisteren kreeg ik bijvoorbeeld een telefoontje van een advocaat die met een beslaglegging bezig was en het concept ervan van tevoren naar ons wilde opsturen. Hij moet het bij de rechtbank indienen, maar wij moeten het straks uitvoeren. Dan is het slim dat je van tevoren afstemt of alles goed in elkaar zit. Als gerechtsdeurwaarder kijken we aan de voorkant mee om te voorkomen dat we straks op straat staan met een stuk dat handiger had gekund. Zo ontzorgen wij onze klanten, dat wordt gewaardeerd.” De waardering geldt ook voor de bereikbaarheid, vult Kroep aan. “Ze hebben allemaal ons 06-nummer en ze kunnen ons altijd bellen. Advocaten werken vaak ’s avonds of in het weekend thuis door en het komt regelmatig voor dat ze dan contact opnemen om te sparren. Dat is geen moeite en dat brengen we ook niet in rekening, dat is gewoon service.”

Spoedappèl

Kroep Steghuis werkt samen met wat zij een ‘heel arsenaal van gelijkgestemde gerechtsdeurwaarders’ noemen, overal in Nederland. Kroep: “Dat zijn collega’s waarin we het volste vertrouwen hebben dat ze met de belangen van onze opdrachtgevers net zo zorgvuldig omgaan als wij dat doen. Wij zeggen nooit nee, ook niet op vrijdagmiddag als een advocaat wil dat we een exploot uitbrengen. Ik was een keer met vakantie in Duitsland en toen belde een advocaat hier uit de buurt mij om 5 uur op vrijdagmiddag. Normaal deed hij zaken met een groot gerechtsdeurwaarderskantoor, maar die konden hem niet helpen met het betekenen van een spoedappèl in Wassenaar. En dat moest voor 8 uur gebeuren. Ik heb toen vanuit de auto, met de kinderen op de achterbank, mijn studiegenoot Mike Karansingh uit Rotterdam gebeld. Die heeft gezorgd dat het in orde kwam. Sindsdien hebben wij er een grote klant bij.”

Huurpanden

Dezelfde persoonlijke benadering geldt voor andere opdrachtgevers, bijvoorbeeld voor klanten met huurpanden. “Ook daar kun je het verschil maken”, zegt Steghuis. “Van de week had ik een ontruiming in Enschede, in een huurappartement van een particulier uit het westen. Hij is klant bij een groot kantoor, maar de ontruiming kwam bij ons terecht. In de contacten met de beheerder van deze appartementen wissel je dan wat praktische dingen uit. We kennen de omgeving, we kennen de debiteur en we weten hoe je hier zaken voor elkaar krijgt. Na de ontruiming ben ik bij de beheerder langsgereden om de sleutels af te geven. Dat was de man ook niet gewend, normaal moest hij ze ophalen. Een ander voorbeeld: we hebben de traditie dat we onze opdrachtgevers een taart geven met kerst. Die kun je dan door de bakker laten bezorgen, maar wij rijden ze zelf rond. Persoonlijk contact is toch veel leuker?”

Bewindvoering

In 2019 is Kroep Steghuis begonnen met bewindvoering. Hoewel er soms geluiden te horen zijn dat het vak van gerechtsdeurwaarder en dat van bewindvoerder haaks op elkaar staan, is Steghuis een andere mening toegedaan. “Als bewindvoerder kun je mensen helpen om uit de problemen te komen of te blijven. En dat doe je als gerechtsdeurwaarder in essentie ook. Onze bewindvoeringscliënten zijn mensen met schulden of andere problemen, maar ook vaak mensen die niet in staat zijn de gevolgen van hun beslissingen te overzien. Laatst werden we door een advocaat als gerechtsdeurwaarder gehaald bij een zaak waar een echtscheiding was voltrokken. De echtelijke woning ging naar de man, maar de vrouw wilde de woning niet verlaten. Dan kun je die vrouw eruit zetten, maar de ex-echtgenoot wilde ook niet dat ze op straat kwam. Met het Team Bijzondere Zorg Twente en de politie zijn we er toen in geslaagd om haar naar de noodopvang te krijgen. De familie heeft nu aan de rechter gevraagd om haar onder bewind te stellen, met de voorkeur om ons als bewindvoerder te benoemen. Het is mooi wanneer je dat vertrouwen krijgt, zowel van de familie als van de rechtbank.”

Duur versus betaalbaar

Toen Kroep bezig was met de voorbereiding van zijn nieuwe kantoor, oriënteerde hij zich ook op een nieuw automatiseringssysteem. “Daarbij heb ik ook naar Credit Navigator gekeken, maar voor mij in mijn eentje was het gewoon te duur. Ik heb toen gekozen voor een kleiner pakket, ook op advies van een collega die net van Credit Navigator op dat pakket was overgestapt. Een betaalbare oplossing, niets mis mee. Alleen kwamen er toch wel twijfels over de inrichting van de beveiliging en de continuïteit van de leverancier. Toen Martijn in 2018 erbij kwam, bracht hij veel ervaring met Credit Navigator mee. En omdat hij ook veel zelf kan doen met het systeem, zijn we uiteindelijk voor een redelijk bedrag overgestapt. Daarnaast speelde mee dat het collegakantoor dat mij het advies gaf, toch weer naar Credit Navigator was teruggekeerd. Dat gaf de doorslag, samen met de cloud-aanpak van Collenda en de ISO- en ISAE-certificering.”

Goed geregeld

Steghuis moet hard lachen als Kroep zegt dat zijn komst doorslaggevend was in de automatiseringskeuze, “Klopt. Het allereerste wat ik zei was: dat pakket moet eruit. Serieus, er waren nog wel meer redenen om over te stappen. Credit Navigator is dusdanig groot dat ze ook het vertrouwen hebben van bijvoorbeeld instanties als het Bureau Financieel Toezicht. Als je met Credit Navigator werkt, dan zijn ook de achterliggende processen en procedures goed geregeld, zo denkt het BFT. En terecht: je moet erop kunnen vertrouwen dat het systeem werkt zoals het zou moeten werken. Credit Navigator faciliteert ook de groei waar we het in begin over hadden. Als dat je streven is, pak dan ook de automatisering vanaf het begin goed aan.”

Conversie

Bij de overgang naar Credit Navigator koos Kroep Steghuis ervoor zelf alle dossiers handmatig over te zetten, met begeleiding van de mensen van Collenda. Kroep: “Dat we het zelf deden had twee voordelen. Ten eerste leerde ik snel met het systeem werken, want ik kende het nauwelijks. En Martijn kreeg de kans om alle dossiers door zijn handen te laten gaan, waardoor hij de lopende zaken in één keer leerde kennen.” Dat Credit Navigator marktleider is, heeft volgens Steghuis nog een voordeel. “Als iedereen in Nederland ermee werkt en er gaat iets mis, bijvoorbeeld na een update, dan heeft iedereen hetzelfde probleem. En dan wordt het dus onmiddellijk opgelost. Overigens doen we hier veel dingen zelf intern. Ik heb al twintig jaar ervaring met Credit Navigator en met voorganger EuroDossier. Natuurlijk kunnen we er veel meer uithalen, we benutten bijvoorbeeld nog lang niet alle mogelijkheden om processen te automatiseren met maproutes voor individuele opdrachtgevers. Maar dat komt wel.”

CJIB

Tot nu toe kan Kroep Steghuis uitstekend uit de voeten met de basisuitvoering van Credit Navigator. “Maatwerk was niet nodig”, zegt Kroep, “want dat geldt alleen als je opdrachtgevers hebt met specifieke eisen hoe je specifieke zaken moet aanleveren. Nu doen wij dit jaar wel voor het eerst mee met de aanbesteding die het CJIB heeft uitgeschreven, samen met de collega’s van Kamphuis Menderink uit Almelo. En gaat dat door, dan zijn we ten eerste ontzettend blij en ten tweede zullen we voor Credit Navigator ook de CJIB-module moeten aanschaffen. Dan kunnen we onze goede vrienden van Collenda straks ook blij maken.”