Klant aan het woord:

Louwman casestudy

Ronald Danse, Business Controller Louwman Dealer Group

Louwman casestudy

“Hoe simpeler je het maakt, hoe praktischer het wordt.”

Al bijna een eeuw is de naam Louwman verbonden met de autobranche in Nederland. Het begon met Louwman & Parqui in 1923, een naam die nog steeds in gebruik is voor het bedrijfsonderdeel dat Toyota en Lexus importeert. Maar de Louwman Group is inmiddels veel omvattender geworden op het gebied van (auto)mobiliteit. Het meest in het oog springende onderdeel – naast het Louwman Museum in Wassenaar natuurlijk – is de Louwman Dealer Group. Dit dealernetwerk telt rond de 70 vestigingen van waaruit zo’n 1800 medewerkers allerlei merken en types auto’s verkopen, repareren en onderhouden. De Louwman Dealer Group maakt al enige tijd gebruik van S4Dunning, de creditmanagement-software van Collenda voor debiteurenbeheer.

Ronald Danse, business controller bij de Louwman Dealer Group, was verantwoordelijk voor de aanschaf en implementatie van S4Dunning in zijn organisatie. De keuze voor het pakket had mede te maken met de ontwikkelingen binnen het dealernetwerk. “Enige jaren geleden”, zegt Danse, “werd ons al duidelijk dat groei noodzakelijk is voor wie wil overleven in de autobranche. Autonome groei, maar vooral ook groei door overnames. Tot dan toe verkochten we alleen Toyota, Lexus en Suzuki. Inmiddels zijn Mazda, Mercedes-Benz, smart, Mitsubishi en Peugeot daarbij gekomen.”

Doorgaand proces

De concentratietendens zal nog wel even doorgaan, want onlangs nam Louwman weer een paar dealers van Mercedes en Peugeot in het zuiden over. En er zit nog meer in de pen. Het aantal vestigingen blijft rond de 70 schommelen, want Louwman sluit en combineert ook wel bestaande met nieuwe vestigingen. Danse: “Ook de nieuw overgenomen dealerorganisaties gaan weer gebruikmaken van S4Dunning voor het debiteurenbeheer en het opvolgen van klanten. Het is een doorgaand proces.”

Passie voor auto’s

Met uitzondering van een eerste baan bij Van Rietschoten & Houwens, later opgegaan in Internatio-Müller, heeft Danse zijn hele werkende leven in de autobranche doorgebracht. Dat was bij verschillende onderdelen van de Louwman Group, met twee keer een uitstap naar de BOVAG. Danse voelt zich thuis in deze branche: “Het is een sector waar altijd wel wat speelt, never a dull day. Het product is natuurlijk overduidelijk aanwezig, net zoals de klant, er verandert continu wel iets in de wetgeving en het staat hier eigenlijk nooit stil. Bij toeval ben ik erin terechtgekomen, nooit spijt gehad. Louwman is een grote onderneming met veel kanten en veel mogelijkheden. En het is een familiebedrijf, heel belangrijk. Een familiebedrijf betekent korte lijnen en het is gemoedelijker. Als je wilt weten wat voor onderneming dit is, moet je maar eens naar het Louwman Museum gaan. Daar zie je de hele historie van de branche, de passie van de familie Louwman voor auto’s. Indrukwekkend.”

Hoe meer groei, hoe nijpender het probleem

Als business controller is Danse verantwoordelijk voor het optimaliseren van uiteenlopende processen in de organisatie. “Dit is de leukste job die er is omdat alle aspecten van een bedrijf bij control samenkomen. De uitdaging is alles steeds verder te verbeteren, zowel in de processen als in de organisatie en de administratie. Bij de losse bedrijfsonderdelen en op overkoepelend niveau. Vaak is het zo dat hoe dieper je in een vestiging duikt, hoe vaker je merkt dat dingen toch anders lopen dan je op afstand denkt. Voor creditmanagement is het niet anders. We deden dat redelijk decentraal, maar het ging niet altijd goed. We werkten met allerlei programma’s met weliswaar mogelijkheden voor debiteurenbeheer, maar het was suboptimaal. En het overzicht ontbrak. Met Excelsheets probeerden we grip te houden, maar dat werd op den duur steeds lastiger. Hoe groter we groeiden, hoe nijpender het probleem. Ons centrale financiële pakket is gekoppeld aan ons dealermanagementsysteem, maar bij elke overname komt wel weer een ander pakket en een ander systeem mee. Dat zet je niet zomaar over. Bovendien stellen autofabrikanten ook weer hun eigen eisen aan hoe dealers met hun data omgaan. Kortom, we hadden sterke behoefte aan een aparte softwareoplossing voor debiteurenbeheer waarmee we wel goed afspraken met debiteuren kunnen vastleggen, waarmee we wel die afspraken kunnen volgen en waarmee we wel centraal overzicht krijgen. Ongeacht de diversiteit aan systemen waaruit alle data komen. Ongeacht de brede scope aan zakelijke en particuliere klanten met een bonte verzameling risicoprofielen.”

Keuze voor de lange termijn

Bij de selectie van de nieuwe software ging de Louwman Dealer Group niet over één nacht ijs. Danse: “Je kiest zo’n pakket niet voor een jaartje om dan op iets anders over te stappen. Nee, je gaat voor de lange termijn. We hebben gekeken welk aanbod er op de markt was, met als voorwaarde dat de software de functies bood die we nodig hadden, betaalbaar was en snel en makkelijk aan verschillende financiële pakketten kon worden gekoppeld via ons datawarehouse. Van de aanvankelijke shortlist bleven een paar leveranciers over, waaronder S4Dunning. Voordat we tegen hen ja zeiden, hebben we eerst een referentieklant bezocht. Dat was Bochane, een grote Renaultdealer met meer vestigingen in het oosten van het land. Ik wilde het in de praktijk zien werken bij een bedrijf uit dezelfde branche. Dat gaf toch wel de doorslag. Het pakket deed wat wij wilden, Bochane was tevreden en onze eigen eindgebruikers hadden er vertrouwen in. Ook vanwege de gebruiksvriendelijkheid. Dat moet ook: hoe simpeler je het maakt, hoe praktischer het wordt en hoe kleiner de kans op fouten. We hebben natuurlijk ook de technische onderbouwing van S4Dunning kritisch onderzocht. De software werkt in de cloud en daarom wilden en kregen we de zekerheid dat veiligheid en privacy goed geregeld zijn. Toen hebben we op basis van een helder contract de knoop doorgehakt.”

Wijze van implementatie

S4Dunning is gefaseerd bij de verschillende administraties van de Louwman Dealer Group geïmplementeerd. Als eerste was de regio Amsterdam aan de beurt. Vervolgens zijn de andere regio’s een voor een overgestapt, waarbij Amsterdam stand-by was om te helpen. “De implementatie is goed verlopen”, aldus Danse. “We zijn zoals ik zei nog steeds bezig, want ook de administratie van nieuw overgenomen vestigingen wordt in S4Dunning opgenomen. De overgang verliep goed, dankzij een goede aanpak en een goede samenwerking in goede harmonie op basis van een goede blauwdruk. Dit soort implementaties vraagt van beide kanten veel – van klant en van leverancier – en we hebben het daarom als project aangepakt. Maar het is ook de mens die het verschil maakt, waarbij ik zeker Jeroen Jansen van S4Dunning wil noemen. Die heeft echt dat verschil gemaakt door afspraken altijd goed na te komen, door snel te reageren op onverwachte ontwikkelingen en door steeds goed met ons mee te denken. Ik heb echt wel wat anders meegemaakt op ICT-gebied.”

Gebruik in de praktijk

Er zijn momenteel zo’n 20 gebruikers bij de Louwman Dealer Group die dagelijks met S4Dunning werken voor debiteurenbeheer, met de daaraan gekoppelde aanmaningen, herinneringen en telefonische contacten. Op centraal niveau maken de business controllers gebruik van de software om rapportages te maken. “Dat is ook een voordeel”, zegt Danse. “In S4Dunning kun je zelf heel gemakkelijk rapportages samenstellen over debiteurenstanden. Je kiest de velden die je wilt opnemen, het soort rapportage dat je zoekt en dat maak je dan on the spot. Als je een beetje slim bent en je hebt een beetje ervaring, gaat dat heel eenvoudig en snel. Dankzij deze aanpak kunnen we op centraal niveau ook sneller patronen signaleren. Bijvoorbeeld betalingsproblemen die ontstaan omdat er in onze processen iets verkeerd is geregeld. Dit soort zaken kun je altijd beter aan de voorkant oplossen dan aan de achterkant. En er zit nog meer in het vat. Zo gaan we onze aanmaningen binnenkort automatisch voorzien van een link naar iDEAL waarmee klanten sneller en makkelijker kunnen betalen. We zetten onze data nu over naar S4Dunning waar ze worden verrijkt. De verrijkte data willen we straks weer terugkoppelen naar de regio’s binnen een dashboard-omgeving. Daardoor kan bijvoorbeeld een regiomanager op elk moment à la minute zien welke rekeningen nog openstaan en wat de status ervan is. Met S4Dunning dwing je jezelf tot een betere vastlegging en maak je het proces inzichtelijk waardoor we efficiënter en dus beter kunnen werken. Dat levert ook concrete resultaten op: we zien een daling van het gemiddeld aantal dagen dat rekeningen openstaan.”

Veranderingen in de markt

De veranderingen in de autobranche zullen de komende jaren blijven doorgaan, zo verwacht Danse. Met name op automatiseringsgebied gaat er nog veel gebeuren. “Daarom is het ook cruciaal dat we gerichter met data van onze klanten omgaan, voor debiteurenbeheer, maar ook voor marketing en sales. Zo kun je het verschil maken. Natuurlijk is in de autobranche het product van groot belang, maar minstens zo belangrijk is de manier waarop we kwaliteit leveren en hoe we klanten behandelen en beheren. Wij willen de klant ontzorgen, via welk kanaal die klant ook bij ons binnenkomt. Als koper van een auto, via private lease of iemand die op zoek is naar een deelauto. Daar moet je op zijn voorbereid.”

Vul onderstaand formulier in als u graag een vrijblijvende demo wilt ontvangen over S4Dunning: